各分院：

为保证2023届毕业生档案工作有序进行，现将相关工作安排和要求通知如下，请各分院根据文件要求认真落实。

一、毕业生返校前，毕业班级辅导员进行一次毕业学生档案整理和清查，对需放入档案的材料放入学生档案袋，并把档案材料是否齐全予以标注，以便最后核查转寄。若相关材料缺失要及时补齐。

毕业学生档案材料一般包括：(1)毕业生登记表(2)政审表（一般夹放在毕业生登记表中)(3)综合素质测评表(4)学籍表(5)高考档案(6)奖励或惩罚材料（7）其他档案材料（录取通知书存根、新生体检表、专科档案等）。

二、分院学工负责人和档案管理员在4月30日前对毕业生档案进行一次核查工作。

核查首先检查档案袋封面的学院、专业、班级、姓名、学号相关信息是否填写正确，不能有涂改，因学生转专业需更换档案袋，然后仔细核对放入档案袋内的材料与档案袋上所填材料名称和数量是否一致，如有缺失请予以补齐。

三、在毕业生返校前通知毕业学生联系好档案接收单位，并要求学生务必核实好档案接收单位的详细名称、地址和联系电话（联系人），由辅导员做好登记统计（详见附件：《绵阳城市学院毕业生档案邮寄地址统计表》）。

四、毕业生返校后，填写毕业生登记表，综合素质测评表，具体填写要求如下：

1.高等学校毕业登记表：学生信息务必填写完整，如没有该项信息，填写无。“班组鉴定”项由班委填写，班长签字。“辅导员鉴定”意见，务必由辅导员填写（学生思想素质、学业、 能力、期待祝福方面填写）签字。“学院意见”项，该生完成学业，应注明“同意毕业”或“同意”并盖西南科技大学城市学院章。本人对学校组织意见项，注明“同意”。时间填写区间在学生返校日期至学生离校日期之间，时间先后顺序为：班组时间→辅导员鉴定时间→学院意见时间→本人对学校组织意见时间，由班级统一填写即可。毕业生登记表当前阶段只填能填的部分，当前无法填写部分待学生毕业时再填写。

2.综合素质测评表：封面院系、专业、班级等信息务必填写正确全称。学生个人信息，填写完整，简历从高中开始填写即可。家庭主要成员填写重要直系亲属即可。乘车区间填写户口所在地。学生自我总结不少于400字，字迹工整。综合测评分各项逐项填写，不可缺漏；奖惩情况有则填写，没有注明“无”。班级鉴定，由班委与辅导员填写，签字，盖学生处公章（参考高校毕业生登记表辅导员鉴定要求）。日期统一填写为每一年综合测评时间9月，具体哪一日，可根据情况填写。

五、完善政审表、奖励材料等，将应装入档案的所有材料全部装入学生个人档案袋；完善党团员材料后单独封装成袋，并加盖组织章；

六、待学生的学籍表打印完成后装入档案袋，再次检查核对学生档案材料是否与档案袋封面标识是否一致，并进行密封和盖章；

七、邮寄前，将学生的所有档案（学生个人档案、党员档案）装入信封封好，信封正面贴上学生档案邮寄的信息条，并加盖西南科技大学城市学院学生处公章。

八、因毕业学生参加西部计划、入伍、专升本等，分院档案管理员在汇总时，需将学生档案和名单分类上报，由学生处统一保存。

九、根据实际情况，在毕业学生离校约一周后学生处联系邮局，安排时间统一邮寄。若因邮寄地址错误、接收单位无法接收、更改档案保管单位、档案资料不符合要求等多种原因导致的毕业生档案被退回，原则上是开学后统一退至分院，由该生辅导员进行相应处理后联系学生和邮局，再将档案寄往档案接收单位。

绵阳城市学院学生工作处

2023年3月9日