各专业学院：

为规范管理学生档案，提高学生档案管理制度化、科学化水平，充分发挥学生档案在学生教育与管理服务工作中的作用，保证2022级新生档案管理工作有序进行，做好学生档案的接收、建档、整理、归档和移交等工作，现将有关事项通知如下：

一、新生档案接收范围及要求

凡取得我校正式学籍的普通本专科、专升本学生均应将其档案存放各分院档案室；凡今年经学校同意借读的学生，排在本班级的后面，随所在班级上交。

二、新生入学档案内容

新生入学档案是指学生在升入我校前的档案，如普通本专科生的中学档案、专升本学生升本前的专科档案等，一般包括以下材料：

1.高考考生档案；

2.其他材料（指团员、党员材料和奖励、处分材料）；

3.录取通知书存根；

4.新生体检表；

5.新生入学登记表。

注意：以上材料新生报到后均由各分院辅导员接收，其中高考考生档案由学生自带的请在报到时交于各班辅导员，由所在高中或当地考试院邮寄的高考档案由学生工作处接收后统一发放至各分院。具备档案查阅权限的有：学生处档案室工作人员、分院领导或专职辅导员，其他人不得查阅。

三、档案的接收

1.各分院在接收学生自带档案时，应认真履行收交登记手续，并妥善保管，确保档案的完整与安全；

2.个别新生档案仍未转递到校的，请各系（班）督促学生抓紧与原毕业学校联系，补办后交于各分院档案管理老师。

四、档案的整理

1.各分院每班指定2人（仅限团支部书记、班长担任）负责本班级新生档案的收集整理；

2.辅导员收齐所带班级学生档案后，到分院学生档案室领取《绵阳城市学院学生档案袋》；

3.将档案材料装入《学生档案袋》时，务必把原档案袋（不予拆开）一并放入，尤其是封面有档案材料目录的档案袋；

4.整理学生档案时，需在《附件1：绵阳城市学院新生档案统计表》上详细登记档案材料内容；

5.《学生档案袋》封面需按要求填写好各项目：其中学号和姓名用中性笔填写，其他的项用铅笔填写，若有学生改换专业及其他时便于档案袋信息修改和转交。在档案内容中有的项目处填“1”，没有的勿填，待学生毕业时再统一用中性笔填写完整。

五、档案的移交

各分院根据实际，自行组织档案移交事宜。以班级为单位，按学号由小到大排列档案（小号在上），清点无误后用细绳扎好捆并附上本班级新生档案统计表，由辅导员移交各分院学生档案室，并办理交接登记手续。

档案移交时需提交各班级的《绵阳城市学院新生档案统计表》（附件1）纸质一式两份（须负责接收新生档案辅导员签字（或加盖私章）给分院学生档案室。分院档案室收齐汇总后于12月10日前提交一份纸质和电子档给学生处档案管理员。

六、档案缺、遗失处理

1.学生档案整理后，统计档案材料缺失情况，若学生档案缺失的为非高考档案或非专科档案部分，请及时予以完善或补齐；

2.若学生缺失材料为高考档案或专科档案部分，请在《附件2：绵阳城市学院档案缺遗失登记表》上登记，如经认真核实，学生档案确为邮寄遗失，在备注栏内注明“邮寄遗失”，并登记档案邮寄快递单号和考生号；由各分院档案负责人收集汇总后上报学生处档案管理员；

3.学生处在统一查实后，将未找到的缺遗失档案学生名单反馈给各分院，由各分院通知学生补办或者其他方式处理。

七、注意事项

1.学生档案的整理归档工作具有严肃性、保密性和纪律性，在档案的初步整理过程中班级辅导员必须在场，学生本人不得参与本人档案整理；

2.各分院相关工作人员要本着严肃认真和高度负责的态度，在学生档案整理过程中做好档案材料的缺档、多档和错分错装登记。请务必认真核对学生身份证号等重要信息，避免因学生重名出现档案材料错分错装，一旦发现不符，请及时联系学生处档案管理员。

附件1：绵阳城市学院新生档案统计表

附件2：绵阳城市学院档案缺遗失登记表

绵阳城市学院学生工作处

2022年10月12日