第一章  总则

第一条  毕业生档案是毕业学生工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、计算工龄等的重要依据，也是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要渠道。为了进一步加强毕业生档案管理，提高档案管理水平，根据有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  毕业生档案实行学院集中统一管理的原则，确保档案材料的齐全、完整、准确与安全。

第三条  毕业生档案工作由学生工作处负责组织安排，各分院明确专人，按照毕业生档案管理制度和工作计划负责完成毕业生档案的相关工作。

第四条  毕业生档案材料由毕业班辅导员负责收集整理、核实和补充，各学院、教务处、党委组织部、团委、医疗中心等相关部门做好协助配合工作。

第二章  毕业生档案材料的整理归档

第五条  毕业生档案材料包含(1)高考档案或专科档案(2)录取通知书存根(3)新生体检表(4)新生入学登记表(5)高等学校毕业生登记表(6)政审表(7)城市学院学生综合素质测评表(8)毕业生学籍表(9)毕业生在校期间各种获奖材料或复印件（市级以上的获奖或表彰证书复印件）(10)毕业生在校期间各种处罚材料(11)其它档案材料（如：新生报到程序单、安全告知书等）(12)团籍材料交于学生本人保管，方便办理团组织关系(13)党员材料需独立封装成袋。其中，(1)(3)(5)-(8)为档案必备材料，(9)根据学生个人意愿可将相关材料的复印件装入档案。

第六条  毕业生档案一般从每年的3月份开始，严格按照材料清单整理归档，发现档案材料缺漏要及时补充完整。

第七条  毕业生返校后，按照《填写要求》（见附件）填写毕业生登记表和综合素质测评表，完善政审表、奖励材料等，盖章后装入学籍档案。党团员材料完善后单独封装成袋。

第八条  学生档案资料入袋时，务必仔细核对所有档案材料的关键信息（如：姓名、性别、身份证号、班级、专业、生源地或专科学校等），避免错装混装造成人与档案材料不符。

第九条  档案材料缺、损要及时向学院领导汇报，查明原因，尽快处理，并报学生工作处备案。

第十条  若因各种原因拆开了已密封好的高中档案或专科学校档案，则应尽量恢复原状。若实在无法复原，则在密封前用“档案袋密封签”（无校名）对原高中档案或专科档案进行密封。

    第十一条  为确保学生档案材料与学生本人对应一致，要求各分院在学生毕业论文答辩后安排时间，以班级为单位按照《绵阳城市学院毕业生档案材料确认表》中的档案材料清单（除学籍表）让学生本人对档案材料进行最后的检查和信息核对，无误后予以确认签字。

第十二条  毕业学生学籍表打印后装入学籍档案袋并封装档案，要求严装严密，封条完整，没有损坏。然后在密封条两端末、档案袋背面封口两端、中间及中缝的中间和底端加盖城市学院学生工作处章。

第十三条  辅导员负责联系分院党团组织收集学生的组织档案，组织档案应为密封好且加盖了组织章的独立袋装档案。

第十四条  学生的所有档案材料（学籍档案袋和组织档案袋）装入专用信封后，打印《绵阳城市学院毕业生档案邮寄地址统计表》，将学生的档案邮寄地址贴在信封上，并加盖城市学院学生工作处章。

第十五条  若学生因参军入伍、留级、休学或其他原因不属当年毕业的，需将学生档案按遗留档案处理，由分院档案管理员汇总送交学生处，并提交《绵阳城市学院学生遗留档案转接登记表》纸质档和电子档各一份，并注明遗留原因。

第十六条  因毕业学生参加西部计划、入伍、专升本、因特殊原因申请代管的及未及时毕业（延缓毕业或毕不了业）学生的档案可由学校暂为保管，需在《绵阳城市学院毕业生档案代管名单表》备注栏予以注明代管原因。分院档案管理员分类汇总代管学生档案送交学生处，并提交《绵阳城市学院毕业生档案代管名单表》纸质版和电子版各一份。

第十七条  学校代管学生档案的时间期限原则上为:延缓毕业学生的档案须在学生能够毕业时及时联系调走，学校代管档案最长期限不得超过毕业当年的12月份。参加西部计划的学生和毕不了业学生的档案学校代管时间不超过毕业年份两年后的12月份，入伍学生和专升本未报到学生的档案学校代管不超过毕业当年的12月份（即学生是否入伍和是否报到已确定）。

第十八条  学生档案由学校代管的学生务必在达到保管期限前确定好档案接收单位后联系辅导员或学生工作处转递档案。

第三章  毕业生档案的交接和转递

第十九条  毕业生档案邮寄前需进行档案邮寄地址的统计，一般安排在每年的4-5月份。在统计时，要求学生务必通过学信网查询学籍注册校名是西南科技大学城市学院还是绵阳城市学院，从而确认所有档案资料应盖哪个章，并将印章名称填写到表格内。

第二十条  毕业生档案原则上可以邮寄到户籍所在地的县级人才交流中心(人才市场、人力资源中心等)、政府机关、事业单位、国企央企等具有人事档案管理权限的单位，不得寄往私营企业或者个人。

第二十一条  《绵阳城市学院毕业生档案邮寄地址统计表》每一个毕业学生都得填写，档案邮寄地址一般为毕业生户籍所在地人才交流中心，也可以是有档案管理权限的就业单位或就业单位所在地的人才交流中心（原毕业生报到证已取消）。在填写档案邮寄地址前须学生通过电话联系核实档案接收单位的详细名称和详细地址及联系电话等信息，确保邮寄地址准确无误，以保证档案能够准确寄达和接收。

第二十二条  分院档案管理员负责检查验收本分院毕业生档案的密封和盖章是否合格，并按照《绵阳城市学院毕业生档案邮寄地址统计表》进行核实，经确认无误后双方在《绵阳城市学院毕业生档案邮寄地址统计表》上签字。

第二十三条  毕业生档案转交邮递时间由学生工作处统一安排，分院档案管理员组织送交毕业生档案，并提交《绵阳城市学院毕业生档案邮寄地址统计表》纸质档一份（学生签字）和分院汇总后的电子档一份。

第二十四条  学生工作处档案管理人员接收各学院毕业生档案时，应认真核实档案类别和份数，经确认无误后在《绵阳城市学院毕业生档案邮寄地址统计表》上签字，并造册存档备查。

第二十五条  毕业生档案集中转递结束后，学生工作处档案管理员将档案快递单号反馈给各分院档案管理员，分院档案管理员再转给毕业班辅导员。辅导员务必通知学生及时联系或前往档案接收单位查询落实档案寄达情况，并按要求在有效期内办理相关手续。

第二十六条  由于邮寄地址错误、接收单位无法接收、更改报到证、档案资料不符合要求等多种原因导致的毕业生档案被退回，原则上是先保管好被退回的档案，开学后联系学生所在分院档案管理员，由分院档案管理员转交辅导员，辅导员根据退回原因作出相应处理并封装好档案，联系学生和邮局将档案寄往档案接收单位。

第二十七条  毕业生档案因不确定因素出现档案丢失，经核实可予以补办，补办内容仅限大学期间档案材料。

第四章  附则

第二十八条  本办法由学生工作处负责解释。

第二十九条  本办法自发布之日起施行。

附：1.《填写要求》

2.《绵阳城市学院毕业生档案邮寄地址统计表》

3.《绵阳城市学院学生档案遗留转接登记表》

4.《绵阳城市学院毕业生档案代管名单表》

5.《绵阳城市学院毕业生档案材料确认表》

                         绵阳城市学院学生工作处

                            2023年3月15日