各专业学院学办、班级：

为确保2023级新生（含专升本）档案工作管理有序，规范开展，达到全员建档、资料完整的目标，现将新生档案的接收、建档、整理、移交、缺失和退寄等相关事项作如下通知：

一、新生档案接收及要求

凡取得我校正式学籍的普通本科、专升本及今年经学校同意借读的学生均应建档，建档后的档案须集中存放，统一保管。档案材料需从新生报到开始收集归建，要求做到相关材料应装尽装。

1.本科学生的高考档案可以学生自带上交辅导员，若为档案所在高中学校或当地考试院邮寄的，学生工作处接收整理后将下发至各学院学办。

2.专升本学生的专科档案原则上均由原专科学校寄往我校，学生处接收整理后下发至各学院学办。

3.档案接收或移交时，应认真履行收交或移接登记手续，并妥善保管，以确保档案的安全与完整。

二、新生档案建档内容要求

新生建档材料主要包括：（1）高考档案或专科档案（2）录取通知书存根（3）新生入学登记表（4）新生体检表（5）党团员材料，由相关组织负责收集建档（6）其他材料。

以上档案材料在新生报到后由辅导员负责接收和归档整理，其中（1）高考档案或专科档案（2）录取通知书存根（3）新生入学登记表（4）新生体检表为档案必备材料。

三、档案的整理

1.每班指定2人（仅限团支部书记、班长担任）负责本班级新生档案的收集整理。

2.辅导员收齐班级学生档案后，到各专业学院学办档案管理员处领取绵阳城市学院学生档案袋。

3.将档案材料装入学生档案袋时，务必把原档案袋（不予拆开）一并放入，尤其是封面有档案材料目录的档案袋。

4.整理学生档案时，需在《附件1：绵阳城市学院新生档案材料统计表》上详细登记档案材料内容。

5.学生档案袋封面需按要求填写好各项目：其中学号和姓名用中性笔填写，其他的项用铅笔填写，若有学生改换专业及其他时便于档案袋信息修改和转交。在档案内容中有的项目处填“1”，没有的勿填，待学生毕业时再统一用中性笔填写完整。

四、档案的移交

各分院学办根据实际，以班级为单位，自行组织档案移交，统一保管。

移交时要求学号由小到大排列档案（小号在上），清点无误后附上本班级《新生档案材料统计表》，并用细绳扎好捆交各学院学办档案保管室，同时需提交双方签字确认的《绵阳城市学院新生档案材料统计表》（附件1）纸质版一式三份，一份上交学生处，档案管理员和辅导员各一份。

各学办档案管理员收齐汇总后分别提交一份纸质档和电子档给学生处档案管理员（提交时间：大约在11月10日左右）。

五、档案缺、遗失处理

1.学生档案整理后，统计档案材料缺失情况，若学生档案缺失的为非高考档案或非专科档案部分，请及时予以完善或补齐；

2.若学生的高考档案或专科档案遗失，需学生联系原高中学校或专科学校补办档案并邮递到校。若学生档案为邮寄遗失的，学生处档案管理员可帮忙联系送递单位进行查找，但需学生提供档案邮寄快递单号和考生相关信息。若档案仍未找到，则仍需学生联系原学校补办档案。

3.本科新生档案未及时转递到校的，各学院学办（班级）要督促学生与原毕业学校联系，尽快将档案邮递到校上交辅导员。

4.专升本新生档案未转递到校的，各学院学办（班级）要通知学生联系原专科学校明确档案去向。如果学生档案仍在原专科学校的，则学生直接联系原学校及时将档案邮递到校；若学生档案已被原专科学校转递到生源地人才交流中心或其他单位的，则需通过出具调档函将学生档案调入我校。出具调档函时须学生查明档案所在单位名称、详细地址、联系人及电话，以及办理档案调转方式（需学生联系档案所在单位明确档案调取方式，是网上办理、邮寄调档函、手持调档函前往办理中的哪一种），并填写《绵阳城市学院档案调档函出具登记表》和调档函，由学办档案管理员收齐后上传学生工作处档案管理员。学生工作处开具调档函并根据档案调转方式进行调档函邮寄或学生本人凭调档函在网上申请档案调入或前往办理，学生处档案管理员收到档案后再下发到学生所在学办（班级）。

六、特殊情况档案的处理

1. 11月份学信网注册后，将对新生档案进行一次彻底的整理和汇总，整理出档案未到校学生名单和未报到学生档案名单，未报到学生档案指学生未报到注册但学生档案已转递到校的，则需将学生档案移交学办档案管理员，由学办档案管理员汇总档案后移交学生处退寄，并提交《绵阳城市学院未报到学生档案退寄登记表》纸质档和电子档各一份。若退寄本科学生档案，则还需收集提交档案退寄的邮寄地址、联系人及电话等信息。

2.学生因参军入伍、留级、休学或其他原因办理学籍保留的，则将学生档案按遗留档案处理，由学办档案管理员汇总送交学生处统一保管，并提交《绵阳城市学院学生档案遗留转接名单表》纸质档和电子档各一份，并注明遗留原因。

3.学生被开除、勒令退学或自动退学，若是专升本的学生，则需学生联系好档案转回地（接收单位），并需学生将档案接收单位的详细名称、地址、联系人及电话等信息提供给辅导员，由辅导员联系将学生档案寄出；若是专、本科学生，则在学生办理完相应手续后，务必让学生凭手续在填写完《档案领取单》后将高考档案带走。

4.学生在毕业前发生死亡的，则在监护人办理完相关手续后，务必让监护人将学生档案带走，并履行档案领取手续（填写《档案领取单》）。

七、注意事项

1.学生档案的整理归档工作具有严肃性、保密性和纪律性，在档案的初步整理过程中班级辅导员必须在场，学生本人不得参与本人档案整理。

2.各分院相关工作人员要本着严肃认真和高度负责的态度，在学生档案整理过程中做好档案材料的缺档、多档和错分错装登记。同时，务必认真核对学生身份证号、生源地等重要信息，避免因学生重名出现档案材料错分错装，一旦发现不符，要及时联系学生处档案管理员。

附件1：绵阳城市学院新生档案材料统计表

附件2：绵阳城市学院档案缺遗失登记表

附件3：绵阳城市学院档案调档函出具登记表

附件4：调档函（模板）

附件5：档案未到校学生名单

附件6：绵阳城市学院未报到学生档案退寄登记表

附件7：绵阳城市学院学生档案遗留转接名单表

附件8：档案领取单

绵阳城市学院学生工作处

2023年8月22日