第一章  总则

第一条  为了进一步规范新生档案的接收、建档、整理、归档和移交等工作有序进行，提高档案管理水平，根据有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  新生指当年升入我校并取得正式学籍的普通本专科学生和专升本学生及经学校同意当年借读的学生。

第三条  新生档案工作由学生工作处负责组织安排，各分院明确专人，按照新生档案管理制度和工作计划负责完成新生档案的相关工作。

第四条  新生档案材料由新生的辅导员负责档案资料收集建档、整理归档和核实补充，各学院、教务处、党委组织部、团委、医疗中心等相关部门做好协助配合工作。

 第二章  新生档案的接收和整理

第五条  新生档案一般从每年新生报到开始资料收集和建档，要求做到相关材料应装尽装。建档材料主要包括：（1）高考档案或专科档案（2）录取通知书存根（3）新生入学登记表（4）新生体检表（5）其他材料（6）党团员材料，由相关组织负责收集建档。

其中（1）-（4）为新生档案必备材料。

第六条  专升本学生档案均应通过档案专邮通道邮寄到校。本专科学生档案可由学生自带到校交于辅导员，履行收交登记手续；也可由所在高中学校或当地考试院通过档案专邮通道（EMS）邮寄到校。

第七条  学生工作处收到档案后，整理分发至各分院，分院档案管理员再分发到各专业班级辅导员。

第八条  辅导员收到学生档案后，到分院学生档案室领取<绵阳城市学院学生档案袋>，将新生的所有档案材料收集整理归档装入档案袋，并按要求填写学生档案袋封面上的各项信息。

第九条  新生档案整理原则上按班级进行，每班指定2人（仅限团支部书记、班长）负责本班学生档案的收集整理，档案整理时班级辅导员必须在场，学生本人不得参与本人档案整理。

第十条  整理新生档案时务必仔细核对学生的关键信息，如：姓名、性别、身份证号、生源地、高中就读学校、考生号或原专科学校、班级、专业等，避免出现人与档案材料不符。

第十一条  整理新生档案时，需在《绵阳城市学院新生档案信息统计表》（见附件1）上详细登记档案材料内容，做好档案材料的缺档、多档和错分错装登记。一旦发现档案错分错发要及时联系学生处档案管理员。

第十二条  高中档案和专科档案不可拆开。若因学生的党团员档案材料在学籍档案内、区分重名档案等原因不得不拆开档案，则建议从档案袋底部小心拆开，并及时予以密封还原。如若不能恢复还原，则需用“档案袋密封签”重新密封，并加盖档案密封章。

第十三条  对档案仍未转递到校的本专科新生，由各院（班）督促学生与原毕业学校或当地考试院联系，尽早将档案邮递到校交于辅导员。

第十四条  对档案仍未转递到校的专升本新生，要求学生联系原专科学校明确档案去向。如果学生档案仍在原专科学校的，则学生直接联系原学校及时将档案邮递到校。

第十五条  对专升本学生档案已被原专科学校转递到生源地人才交流中心或工作单位的，学生可致电档案所在人才中心或单位，问询是否可以不调取档案，待本科毕业后再将本科档案寄去与专科档案合并？若档案可以合并，则学生不需再调档案，只需上报“档案合并”即可；若档案不可以合并，则需通过出具调档函（模板见附件3）将专科档案调至学校。出具调档函时须学生联系档案所在单位，明确档案所在单位的详细名称、地址、联系人及电话，以及办理档案调转的方式（即网上办理、邮寄调档函、手持调档函前往办理三种方式中的哪一种），并填写《绵阳城市学院档案调档函出具登记表》（见附件2）和调档函，由分院档案管理员收齐后上传学生工作处档案管理员。待学生工作处出具调档函后再将函分发至分院转交学生，学生凭调档函按调档方式完成档案调入。档案到校后再下发至学生所在分院、班级。

第十六条  对退役复学学生档案在军人退役事务局的，需学生联系对方确定能够调取的档案（仅学籍档案或学籍档案+部队档案），原则上建议学生只调取学籍相关档案，部队档案仍留退役军人事务局，避免错失享受相关待遇。

第十七条  对档案无法从工作单位调出等特殊情况的，请示学院领导同意前期档案可以不调入后，再报学生工作处备案，但须建立在读期间的相关档案资料，待毕业后将档案邮寄到工作单位与前期档案合并。

第十八条  若新生档案丢失无法到校，则要求学生自行联系原高中学校或专科学校，尽快补办档案，并邮寄到校。同时向学院领导汇报，并报学生工作处备案。

第三章  档案的移交

第十九条  新生档案建档结束后，需将新生档案交分院档案管理室统一存放保管。各分院根据实际，自行组织新生档案移交事宜。

第二十条  移交时以班级为单位，按学号由小到大排列档案（小号在上），清点无误后用细绳扎好捆并附上本班级的《绵阳城市学院新生档案信息统计表》。移交档案时需提交《绵阳城市学院新生档案信息统计表》纸质版一式三份，辅导员和分院档案管理员均需签字（或加盖私章），并各自留存一份，另一份上交学生工作处造册存档备查。

第二十一条  若学生因参军入伍、留级、休学或其他原因办理了学籍保留和转专业的，则需将学生档案按遗留档案处理，由分院档案管理员汇总送交学生处，并提交《绵阳城市学院学生档案遗留转接登记表》（见附件5）纸质档和电子档各一份，并注明遗留原因。

第二十二条  若学生未报到注册但学生档案已转递到校的，则需将学生档案退回。专升本学生的档案则退回原专科学校，本专科学生的档案需辅导员联系学生收集档案邮寄地址、收件人及电话等信息，再按收集的信息进行退寄。各分院档案管理员汇总未报到学生的档案后送交学生处，并提交《绵阳城市学院未报到学生档案退寄登记表》（见附件6）纸质档和电子档各一份。

第二十三条  被开除、勒令退学或自动退学若是专升本的学生，则需学生联系好档案转回地（档案接收单位），并将档案接收单位的详细名称、地址、联系人及电话等信息交于辅导员，由辅导员联系将学生档案寄出。

第二十四条  被开除、勒令退学或自动退学的若是本专科学生，则在学生办理完相应手续后，务必让学生凭手续在填写完《档案领取单》（见附件7）后将高考档案带走。

第二十五条  若在学生毕业前发生死亡的，则在监护人办理完相关手续后，务必让监护人在填写完《档案领取单》后将学生档案带走。

第二十六条  一般在每年的11月份，新生辅导员根据学信网注册的学生名单对新生档案到校情况进行整理汇总，清理出档案未到校学生名单和档案已到校但未报名的学生档案（即要退回的学生档案）及名单，并注明退学、未报到（放弃入学）或因转专业、入伍、休学等保留学籍的原因，并填写提交《档案未到校学生名单表》（见附件4）、《绵阳城市学院未报到学生档案退寄登记表》《绵阳城市学院学生档案遗留转接登记表》及要退寄的学生档案和遗留档案。

第二十七条  分院档案管理员将全院新生档案到校情况进行汇总后给学生处档案管理员提交《档案未到校学生名单表》《绵阳城市学院未报到学生档案退寄登记表》和《绵阳城市学院学生档案遗留转接登记表》纸质档和电子档各一份及需退寄的学生档案和遗留档案。

第四章  纪律要求

第二十八条  档案管理和整理的相关人员必须严格遵守档案保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容，也不得擅自拍摄、复制档案内容。

第二十九条  学生档案原则上其他人员一律不得查阅和外借。若确需查阅的，须按照《绵阳城市学院学生档案借阅登记表》（见附件8）履行相关借阅手续。

第五章  附则

第三十条  本办法由学生工作处负责解释。

第三十一条  本办法自发布之日起施行。

附：1.《绵阳城市学院新生档案信息统计表》

2.《绵阳城市学院档案调档函出具登记表》

3.《调档函》

4.《档案未到校学生名单表》

5.《绵阳城市学院学生档案遗留转接登记表》

6.《绵阳城市学院未报到学生档案退寄登记表》

7.《绵阳城市学院学生档案借阅登记表》

8.《绵阳城市学院学生档案领取条》

                           绵阳城市学院学生工作处

                              2025年5月19日